Si sus hojas de Excel contienen una gran cantidad de datos, puede crear un panel interactivo que le permita administrar esos datos fácilmente. El panel resume los detalles clave para que pueda obtener la información que necesita rápidamente de un vistazo. Primero, debe decidir qué información desea que muestre su panel. Revise sus datos y decida qué incluir en el panel y cómo mostrar esa información. Puede elegir representarlos como gráficos de líneas, gráficos circulares, gráficos de dispersión o de otra manera.
Una vez que haya decidido qué datos incluir y cómo mostrarlos en el panel, es momento de prepararlo. Preparar los datos para el panel facilitará la configuración del mismo, garantizará su correcto funcionamiento y le permitirá ahorrar mucho tiempo. Asegúrese de que cada hoja del libro de trabajo desde la que utilizará los datos para crear el panel tenga un nombre diferente.
Paso 1: Importar los datos a Excel
Puede comenzar a crear un panel de inmediato si sus datos ya están presentes en Excel. Si no es así, primero deberá importarlos al programa. Puede hacerlo de varias maneras, como copiarlos y pegarlos en un libro de Excel, utilizando una API como Open Database Connectivity (ODBC) o Supermetrics, o un complemento como Microsoft Power Query. Sin embargo, la forma más fácil es simplemente utilizar la opción «Obtener datos».
- Abra una hoja de Excel en blanco y haga clic en la pestaña “Datos” en la parte superior.
- Una vez que esté en la pestaña Datos, haga clic en la opción «Obtener datos» a la izquierda y luego vaya a «Desde archivo» y luego haga clic en «Desde libro de Excel».
- Luego, navegue hasta donde se encuentran los datos que desea importar y selecciónelos. Espere hasta que Excel importe los datos y los prepare para su uso.
Paso 2: Configura tu libro de trabajo
- Abra un nuevo libro de Excel y cree al menos dos pestañas u hojas de cálculo. Por ejemplo, cree tres pestañas y nómbrelas «Datos sin procesar», «Datos de gráfico» y «Panel de control».
- Los datos sin procesar de su libro de trabajo deben estar en forma de una tabla de Excel con los distintos puntos de datos en diferentes celdas. Este proceso se conoce a menudo como «limpieza de datos» y puede aprovechar esta oportunidad para buscar y eliminar cualquier error que pueda estar presente.
- Una vez que hayas limpiado tus datos, es hora de analizarlos. Estúdialos y decide qué quieres incluir en el panel de Excel.
- Para agregar los puntos de datos necesarios a su hoja de trabajo «Datos del gráfico», cópielos y péguelos en la hoja de trabajo.
Paso 3: Crea tu panel de control
Una vez que haya preparado los datos en su hoja de cálculo de Excel y haya decidido el propósito del panel, es momento de crearlo. A esta altura, ya debería haber determinado cómo desea que se muestren visualmente los datos, ya sea como un gráfico circular, un gráfico dinámico, un gráfico de barras, etc. Comencemos con un gráfico de columnas agrupadas.
- Haga clic en la hoja de cálculo ‘panel de control’ en la parte inferior del libro de Excel para cambiar a ella.
- Una vez que esté en la hoja de cálculo del ‘panel de control’, haga clic en el menú ‘Insertar’ en la parte superior y luego haga clic en el botón desplegable junto al ícono ‘columnas’.
- En el menú desplegable que aparece, haz clic en el ícono de «columna agrupada». Los íconos pueden aparecer de forma diferente si estás usando una versión anterior de Excel.
- Ahora debería aparecer un cuadro en blanco en la hoja de cálculo del panel. Haga clic derecho en él y luego haga clic en «Seleccionar datos».
- A continuación, haga clic en la pestaña «Datos del gráfico» en la parte inferior y seleccione los datos que desea incluir en el panel. No seleccione los encabezados cuando seleccione los datos que se incluirán en el gráfico de columnas.
- Presione Enter y su panel de gráfico de columnas agrupadas debería aparecer frente a usted.
- Puede editar el gráfico haciendo clic derecho sobre él nuevamente y haciendo clic en la opción «seleccionar datos» como antes.
- Aparecerá el cuadro de diálogo «Seleccionar fuente de datos». Haga clic en el botón Editar debajo de «Etiquetas del eje horizontal (categoría)» antes de seleccionar los datos que desea visualizar.
- También puedes darle un título a tu gráfico. Simplemente haz doble clic en la parte superior del gráfico donde dice «título del gráfico» e ingresa el nombre que deseas usar.
Cosas que debes saber
- Dependiendo de la versión de Microsoft Office que esté usando, varias opciones, como las que controlan el diseño del gráfico, pueden estar presentes en diferentes menús y pestañas.
- Para que su panel de control sea más eficaz, asegúrese de utilizar esquemas de colores, estilos de fuente y formatos consistentes.
- Si desea que su panel refleje los cambios en sus datos automáticamente, puede elegir el gráfico dinámico al crear su panel.
- Una vez creado el tablero, agregue etiquetas y anotaciones a diferentes elementos para que sea fácil transmitir información a los espectadores.
- También puede agregar elementos como botones, filtros y menús desplegables para que su panel sea interactivo y personalizable.
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