Administrar tus correos electrónicos parece una de esas tareas que siempre planeas hacer cuando tienes tiempo, pero que en realidad nunca se hace. Cada vez más correos electrónicos inundan tu bandeja de entrada, lo que hace que sea difícil y lento encontrar lo que buscas. De hecho, es posible que dedique más tiempo a buscar los correos electrónicos adecuados que a leerlos.
Esto es cierto incluso si confías en Gmail, que tiene varias funciones ingeniosas, como etiquetas y filtros, para facilitar la gestión del correo electrónico. Sin embargo, estamos aquí para decirle que organizar su bandeja de entrada de Gmail es mucho más fácil de lo que cree y ofrece varios beneficios, como una mejor administración del tiempo, mayor productividad y mejor comunicación.
Y estos beneficios pueden, a su vez, ayudar a aliviar el estrés causado por una bandeja de entrada sobrecargada. Simplemente siga los consejos que compartimos en esta publicación y pronto tendrá una bandeja de entrada de Gmail más limpia y más fácil de usar, además de total tranquilidad.
Asegúrese de que los correos electrónicos relevantes aparezcan en la parte superior
Una bandeja de entrada llena de correos electrónicos puede resultar difícil de navegar y puede hacer que encontrar la información que necesita sea todo un desafío. Para evitar esto, asegúrese de que sus correos electrónicos relevantes aparezcan en la parte superior. Puede hacerlo utilizando las funciones integradas en Gmail.
De forma predeterminada, Gmail le ofrece cinco opciones para organizar sus correos electrónicos: Importante primero, No leído primero, Destacado primero, Bandeja de entrada prioritaria y Bandejas de entrada múltiples. Para cambiar qué correos electrónicos aparecen primero, siga estos pasos.
- Haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de su bandeja de entrada de Gmail y luego en el botón «Ver todas las configuraciones».
- Cuando se abra la página principal de Configuración, cambie a la pestaña «Bandeja de entrada». Luego, seleccione su bandeja de entrada preferida en la opción ‘Tipo de bandeja de entrada’.
- Seleccione la opción «Importante primero» para permitir que Gmail le muestre los mensajes de correo electrónico que considera más importantes. Alternativamente, puede optar por ver primero los mensajes no leídos o destacados. También puede configurarlo en Bandeja de entrada prioritaria, lo que le permite a Gmail saber con qué correos electrónicos interactúa con más frecuencia para poder mostrarlos en la parte superior.
Personaliza la vista de tu bandeja de entrada
Con Gmail, puedes personalizar tu bandeja de entrada de varias maneras. Por ejemplo, puede elegir cómo aparecen los mensajes de correo electrónico.
- Haga clic en el ícono de ajustes para abrir el panel de Configuración.
- Elija entre las vistas Predeterminada, Cómoda y Compacta. La opción Predeterminada muestra el nombre del remitente y el tipo de archivo adjunto debajo del asunto. Puede abrir archivos adjuntos directamente desde su bandeja de entrada con esta vista.
- La opción Cómodo le permite saber que los archivos adjuntos están presentes con la ayuda de un ícono de clip, pero no le permite abrirlos directamente. Finalmente, la opción Compacto le permite ver más mensajes de correo electrónico en la pantalla.
Utilice el botón de spam
Con la ayuda de la Inteligencia Artificial, Gmail determina automáticamente qué correos electrónicos son no deseados y spam, evitando que lleguen a su bandeja de entrada. Dicho esto, a veces el correo no deseado aún puede llegar a su bandeja de entrada, generando desorden y distrayéndolo de localizar la información que necesita.
Esto puede suceder cuando Gmail no reconoce esos correos electrónicos como spam. La solución en este caso es marcar esos correos electrónicos como spam usando el botón provisto.
- Haga clic en la casilla de verificación junto al correo electrónico que desea marcar como spam para seleccionar el mensaje.
- Esto le mostrará algunos botones en la parte superior. Haga clic en el botón que aparece como un signo de exclamación dentro de un círculo para marcar el correo electrónico como spam.
Ahora Gmail enviará automáticamente todos los correos electrónicos similares del remitente a la carpeta de spam, lo que ayudará a mantener limpia su bandeja de entrada. Alternativamente, si considera que un correo electrónico es útil pero Gmail lo ha marcado como spam, también puede informarle que no es spam.
Utilice filtros
Tener muchos correos electrónicos significa que no le será posible ordenarlos todos manualmente y decidir cuáles son útiles. Afortunadamente, con los filtros no es necesario. Puedes informarle a Gmail qué correos electrónicos deseas en una categoría específica creando filtros para ellos.
- Para crear un filtro, vaya a la configuración de Gmail y haga clic en la pestaña «Filtros y direcciones bloqueadas».
- A continuación, haga clic en ‘Crear un nuevo filtro’.
- Gmail te permitirá elegir qué hará ese filtro. Puede elegir correos electrónicos de personas específicas o que contengan palabras específicas, el tamaño del correo electrónico e incluso si tienen archivos adjuntos. Puede enviar correos electrónicos directamente a los archivos sin tener que ingresar a su bandeja de entrada, o marcar automáticamente los correos electrónicos como leídos.
Puede crear diferentes filtros para sus correos electrónicos para asegurarse de que solo los correos electrónicos relevantes terminen en su bandeja de entrada, lo que facilita verlos cuando los necesita sin perder tiempo.
Deshacerse de las pestañas no utilizadas
De forma predeterminada, Gmail ofrece cinco pestañas en las que clasifica sus correos electrónicos. Estas incluyen las pestañas principal, social, foros, actualizaciones y promociones. Gmail coloca automáticamente diferentes correos electrónicos en las pestañas adecuadas, lo que ayuda a reducir el desorden causado por boletines informativos, correos electrónicos promocionales y otros.
Sin embargo, no todo el mundo necesita las cinco pestañas, en cuyo caso, es posible que las pestañas adicionales sólo se sumen al desorden. En tales situaciones, puede desactivar las pestañas que no utiliza accediendo a la configuración de Gmail.
- En la página Configuración, haga clic en la pestaña «Etiquetas» y desplácese hacia abajo hasta la sección «Categorías».
- Aquí puede optar por mostrar u ocultar las pestañas de categorías según sus requisitos haciendo clic en los botones respectivos.
Tener menos pestañas también hará que sea más fácil revisar tus correos electrónicos con mayor frecuencia, para que puedas eliminar los que no necesites.
Archivar correos electrónicos
Tienes dos opciones cuando se trata de eliminar correos electrónicos con los que ya no interactúas. La primera es eliminarlos, lo que los traslada a la carpeta ‘Papelera’ desde donde se eliminan permanentemente después de 30 días. La segunda opción es archivarlos, lo que los mueve a la carpeta «Archivo».
Archivar correos electrónicos significa que se eliminan de su bandeja de entrada pero no se eliminan. Aún puedes buscarlos si los necesitas y los encontrarás en la pestaña «Todos los correos». Archivar le ayuda a almacenar correos electrónicos que quizás no utilice actualmente, sin permitir que generen desorden en su bandeja de entrada.
- Para archivar un correo electrónico, simplemente coloque el cursor sobre él y verá el botón de archivo a su derecha. Haga clic en él para archivarlo.
- Alternativamente, haga clic en los tres puntos en la parte superior derecha y obtendrá varias opciones que le permitirán organizar sus correos electrónicos.
- Haga clic en ‘Archivar todos los elementos visibles’ para archivar todos los mensajes de correo electrónico en su bandeja de entrada de Gmail.
Incluso puede seleccionar correos electrónicos de remitentes específicos y archivarlos de forma masiva, liberando espacio en su bandeja de entrada rápidamente.
Habilitar notificaciones de escritorio
¿Quiere realizar un seguimiento de los correos electrónicos a medida que llegan para poder tomar las medidas necesarias de inmediato? Si es así, considere activar las notificaciones de escritorio de Gmail. Esta función le permite saber cada vez que llega un correo electrónico a su bandeja de entrada, lo que le permite administrar los correos electrónicos en tiempo real.
- Para habilitar las notificaciones de escritorio, abra la página de configuración de Gmail y desplácese hacia abajo hasta la opción «Notificaciones de escritorio» en la pestaña «General».
- Aquí puede optar por activar las notificaciones para todos los correos electrónicos o solo para los importantes. Incluso puedes personalizar los sonidos de las notificaciones por correo electrónico desde aquí. Una vez que haya terminado, desplácese hacia abajo y guarde los cambios.
Para aprovechar al máximo las notificaciones de escritorio de Gmail, también deberá activar las notificaciones del navegador, si están desactivadas. Una vez que lo haya habilitado, podrá leer, eliminar, archivar o responder correos electrónicos tan pronto como lleguen a su bandeja de entrada.
Silenciar conversaciones de correo electrónico
Es posible que a menudo te encuentres en conversaciones por correo electrónico que no necesariamente te involucran o que no te parecen muy importantes en este momento. Si bien siempre puedes salir, otra opción es silenciar el hilo de la conversación, evitando que aparezcan actualizaciones constantemente y te distraigan.
Silenciar conversaciones evitará que aparezcan nuevos mensajes, pero aun así te llegarán. Puedes encontrarlos en los archivos. Esto significa que, si lo deseas, siempre puedes consultarlos más tarde o buscar un correo electrónico específico cuando sea necesario.
- Para silenciar un hilo de conversación, haga clic en la casilla de verificación a la izquierda del hilo de correo electrónico que desea silenciar para seleccionarlo, luego haga clic en los tres puntos en la parte superior.
- El menú desplegable que aparece contendrá la opción de silencio; haz clic en él para silenciar la conversación.
Cualquier mensaje nuevo en la conversación no aparecerá en su bandeja de entrada y, en cambio, se enviará directamente a los archivos. Puede localizar fácilmente mensajes silenciados escribiendo is:muteden la barra de búsqueda.
Destacar correos electrónicos importantes
Gmail hace un buen trabajo al determinar qué correos electrónicos podrían ser importantes para usted por sí solos y al agregar un «Marcador de importancia» amarillo junto a ellos. Sin embargo, todavía hay ocasiones en las que es posible que no pueda hacerlo correctamente. Afortunadamente, aún puedes informarle qué correos electrónicos son importantes al destacarlos.
Si bien Gmail agrega marcadores de importancia a hilos de correo electrónico completos, puedes agregar estrellas a correos electrónicos individuales en un hilo. Hacerlo le ayudará a buscar correos electrónicos específicos más rápidamente y con mínimas molestias.
- Para agregar una estrella, simplemente haga clic en el ícono de estrella al lado de un correo electrónico en su bandeja de entrada de Gmail.
- Una vez que haya terminado con un hilo de correo electrónico, puede eliminar la estrella haciendo clic nuevamente en el ícono de la estrella.
A medida que sigas añadiendo y eliminando estrellas, Gmail mejorará a la hora de detectar qué mensajes son importantes para ti. Puede acceder a todos sus correos electrónicos destacados desde la opción ‘Destacados’ en el panel izquierdo de su bandeja de entrada.
Utilice etiquetas para organizar sus correos electrónicos
Gmail utiliza etiquetas para separar los correos electrónicos en diferentes categorías, como Bandeja de entrada, Papelera y Borradores. También te permite crear tus propias etiquetas e incluso puedes agregar más de una etiqueta a un mensaje de correo electrónico. Las etiquetas funcionan como etiquetas, lo que le facilita encontrar el mensaje correcto e incluso puede anidar etiquetas como subcarpetas.
Una etiqueta puede tener 225 caracteres y puede estar codificada por colores para una mejor visibilidad. Y puedes configurar Gmail para que agregue etiquetas a los correos electrónicos automáticamente cuando lleguen.
- Para crear una etiqueta, desplácese hacia abajo en el lado izquierdo de su bandeja de entrada de Gmail hasta llegar a la sección «Etiquetas». Haga clic en el icono ‘+’ para crear una nueva etiqueta.
- En el cuadro que aparece, puede elegir el nombre de la etiqueta y si desea anidarla debajo de las etiquetas existentes. Haga clic en el botón ‘Crear’ para crear la etiqueta.
El uso de etiquetas puede facilitar las cosas a la hora de organizar su bandeja de entrada de Gmail, pero deben usarse estratégicamente. Si bien puedes crear numerosas etiquetas, demasiadas resultarán en el mismo problema, por lo que el equilibrio adecuado es crucial. O puede confiar en aplicaciones de terceros que le ayudarán a agregar etiquetas como pestañas para facilitar el acceso.
Pruebe varias bandejas de entrada
Gmail tiene una función llamada Múltiples bandejas de entrada, que le permite administrar varias cuentas de Gmail a través de una bandeja de entrada unificada. Dado que no hay límite para la cantidad de cuentas de Gmail que puede crear, puede tener cuentas separadas para el hogar y el trabajo y administrarlas con múltiples bandejas de entrada.
- Para habilitar múltiples bandejas de entrada, abra su Gmail y haga clic en el ícono de ajustes para acceder a la configuración.
- Desplácese hacia abajo hasta la sección «Tipo de bandeja de entrada» y haga clic en la opción «Múltiples bandejas de entrada». Habilitar esto le permitirá crear múltiples paneles para diferentes categorías de correo electrónico, como tema, tipo, remitente, etc.
También puedes elegir correos electrónicos específicos para que aparezcan en un buzón diferente y configurar cada sección según tus prioridades. La función Múltiples bandejas de entrada ayuda a proporcionar una vista más clara de varias categorías de correo electrónico, lo que brinda una experiencia de usuario más rápida.
Habilitar empujones en Gmail
Si recibe muchos correos electrónicos no deseados, es probable que se haya perdido algunos importantes al intentar evitar el spam. La función Nudge de Gmail puede ayudarle en tales casos recordándole mensajes de correo electrónico importantes que necesitan su atención. Se ejecuta con un algoritmo que lleva los correos electrónicos que necesitan una respuesta suya o de la otra parte a la parte superior de su bandeja de entrada.
La función puede resultar bastante útil si necesita un recordatorio sobre el envío de respuestas o correos electrónicos de seguimiento.
- Para habilitar Nudges, vaya a la configuración de Gmail y desplácese hacia abajo en la pestaña «General» hasta llegar a la sección «Nudges».
- Haga clic en la casilla de verificación para habilitar Nudges tanto para correos electrónicos que necesitan respuestas como para sugerencias de seguimiento.
Una vez que haya activado Nudges, Gmail traerá automáticamente los correos electrónicos que requieran una respuesta a la parte superior de su bandeja de entrada. Le sugerirá correos electrónicos que quizás haya olvidado responder, así como aquellos que requieran enviar un correo electrónico de seguimiento. Por lo tanto, puede manejar rápidamente los mensajes de correo electrónico según sea necesario, en lugar de dejar que se acumulen en su bandeja de entrada.
Utilice hashtags en Gmail
Como explicamos anteriormente, puede crear etiquetas para organizar y administrar sus mensajes de correo electrónico fácilmente. Sin embargo, si desea ir un paso más allá, también puede utilizar hashtags al redactar correos electrónicos y luego utilizarlos para buscar fácilmente correos electrónicos específicos en su bandeja de entrada.
- Por ejemplo, puede enviar un correo electrónico a un cliente sobre un proyecto y puede utilizar los hashtags #seguimiento, #detalles del proyecto, #nombre del proyecto, etc. al final del mensaje.
- Ahora, buscar correos electrónicos que se limiten a este tema solo requiere buscar estos hashtags en el cuadro de búsqueda.
Cuando escribe los hashtags en el cuadro de búsqueda, todos los mensajes de correo electrónico que contengan esos hashtags aparecerán en los resultados de la búsqueda. Ya no necesitarás clasificar manualmente toneladas de correos electrónicos para llegar al que necesitas.
Crear múltiples alias de Gmail
Puedes crear múltiples versiones de tu dirección de correo electrónico en Gmail con la ayuda del signo ‘+’ y diferentes combinaciones de números y palabras. Esto le permitirá filtrar correos electrónicos de varios remitentes, lo que le ayudará a mantener su bandeja de entrada limpia y ordenada. Solo asegúrese de crear alias únicos al registrarse.
Agregar ‘+any.alias’ a su dirección de correo electrónico permitirá que los correos electrónicos lleguen a su bandeja de entrada. Por ejemplo, si su correo electrónico es johndoe@gmail.com, puede crear diferentes versiones del mismo, como johndoe+friends@gmail.com o johndoe+work@gmail.com.
Y puede simplemente filtrar correos electrónicos y separar los mensajes importantes del correo basura. Puede compartir una dirección de correo electrónico específica que contenga el signo «+» con personas como contactos cercanos para garantizar que esos mensajes lleguen a su bandeja de entrada prioritaria.
Es una buena idea hacer que sus alias de correo electrónico se expliquen por sí solos para que recuerde el propósito para el que los creó. Este consejo también es útil para administrar cosas como las suscripciones conectadas a su cuenta, ya que puede crear un grupo específico para cada alias.
Los consejos que compartimos aquí pueden ayudarte a organizar tu bandeja de entrada de Gmail de forma rápida y sencilla, haciendo que la administración del correo electrónico sea muy sencilla. Casi cada uno de estos es fácil de probar e implementar y solo toma unos segundos. E incluso puedes probar algunos de estos cuando utilices Gmail en dispositivos móviles.
Si está buscando más opciones que puedan facilitar la organización de su bandeja de entrada de Gmail, existen varias extensiones y complementos del navegador que vale la pena consultar, como el que se muestra a continuación.
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